Andmekogu pidamise eesmärk on: 1) koondada ja hallata teavet Tallinna linna õigusaktide ning nende eelnõude kohta; 2) luua linna töötajatele ja ametnikele (edaspidi koos teenistujad) õigusaktide koostamise ja menetlemise keskkond ning teha neile interneti teel kättesaadavaks tööülesannete täitmiseks vajalik teave ja andmed; 3) kaasata avalikkust Tallinna linna õigusaktide koostamisse ja avalikustada vastuvõetud õigusaktid interneti teel; 4) hallata teavet linnavolikogu, linnavalitsuse, linnaosadekogudelinna ametiasutuste, linnaosakogude ja nende komisjonide töö ja koosseisude kohta.
(1) Vastutav töötleja võib seadusega või seaduse alusel antud õigusaktiga talle pandud ülesannete täitmiseks esitada päringuid teistele riigi, kohaliku omavalitsuse või muu avalik-õigusliku isiku või avalikke ülesandeid täitva eraõigusliku isiku andmekogudele ja saada neilt andmeid.
(2) Andmekogu on liidestatud ja teeb automaatselt päringuid järgmistesse andmekogudesse ja infosüsteemidesse: 1) Tallinna personali- ja palgaarvestuse andmekogu (ÜPIS), kust võetakse kasutajate andmed; 2) valimiste infosüsteemi (VIS), kust võetakse linnavolikogu koosseisu ja linnaosakogude liikmete andmed; 3) Eesti rahvastikuregister, kust võetakse linnavolikogu ja linnaosakogude liikmete elukoha andmed (päring liikme Tallinnas elamise kohta); 4) linnavolikogu istungi läbiviimiseks hääletus-, stenogrammi- ja salvestussüsteemid; 5) äriregister, kust võetakse linnavolikogu koosseisu ja linnaosakogude liikmete erakondliku kuuluvuse andmed.
(3) Andmekoguga on liidestatud Riigi Teataja, kus avaldatakse linnavolikogu ja linnavalitsuse määrused.
(4) Andmevahetus teiste andmekogude ja infosüsteemidega toimub X-tee või muu õigusaktidega lubatud turvalise andmevahetuskanali kaudu.
(1) Andmekogus töödeldakse andmeid, sh isikuandmeid kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse §-s 6 nimetatud ja teistes õigusaktides kohalikule omavalitsusele pandud avalike ülesannete täitmiseks ja nende õigusaktide alusel.
(2) Andmekogu vastutav ja volitatud töötleja tagavad andmekogu andmete käideldavuse, tervikluse, kaitse, konfidentsiaalsuse, autentsuse, säilimise ja arhiveerimise organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega. Muu hulgas täidavad vastutav ja volitatud töötleja andmekogu kasutamisel andmekaitsealaseid ja infoturvet puudutavaid õigusakte ja eeskirju, et vältida kolmandate isikute juurdepääsu andmekogusse kantud andmetele, hoida saladuses volitatud töötlejale andmekogu kasutamisel teatavaks saanud isikuandmed ning kaitsta konfidentsiaalseid andmeid juhusliku või tahtliku volitamata muutmise või avalikustamise eest.
(3) Andmekogu turvaklassInfosüsteemi kaitsetarve on K2T2S2, turbeastekeskmine (K). Põhikomponentide kaitsetarve on C2I3A2. Vabariigi Valitsuse 9. detsembri 2022 määruse nr 121 „Võrgu- ja infosüsteemide küberturvalisuse nõuded“ kohaselt on andmekogu turvaklass K2T3S2 ja turbeaste keskmine (M).
(4) Vastutav töötleja korraldab andmekogu andmete varundamise ja taastamise selliselt, et oleks tagatud andmete käideldavus, terviklus ja säilimine. Varundamise, varukoopiate säilitamise ja andmete taastamise täpsem kord määratakse vastutava töötleja kinnitatud või linna infoturbe korras kehtestatud talitluspidevuse ja varundamise dokumentides.
(1) Andmekogu vastutav töötleja on Tallinna Linnakantselei (edaspidi linnakantselei).
(2) Vastutav töötleja: 1) korraldab andmekogu pidamist ja, tööd ningja arendamist ning dokumentatsiooni koostamist ja ajakohasena hoidmist; 2) annab vastutava ja volitatud töötleja teenistujatele teenistusülesannetest lähtuvalt juurdepääsu andmekogule ning andmete sisestamise ja töötlemise õiguse, haldab andmekogu koodiloendeid ja klassifikaatoreid ning korraldab andmekvaliteedi tagamiseks vajalike kontrollireeglite rakendamist; 3) annab volitatud töötlejatele juhiseid käesolevast määrusest tulenevate ülesannete täitmiseks; 4) lahendab andmekogu pidamisel tekkinud probleeme, sh korraldab endale teadaolevate ebaõigete andmete parandamise; 5) teeb järelevalvet volitatud töötleja kohustuste täitmise ja andmekogusse sisestatud andmete õigsuse üle; 6) vastutab andmekogusse enda sisestatud andmete õigsuse, isikuandmete töötlemise nõuete täitmise ja vajaduse korral juurdepääsupiirangu seadmise eest; 7) haldab andmekogu kasutajate juurdepääsuõigusi andmekogule või selle osadele; 8) korraldab andmekogu avalikustatavate andmete avalikustamise ja tagab ligipääsu andmekogule Tallinna linna veebilehel; 9) vastutab andmekogu pidamise seaduslikkuse eest; 10) täidab teisi õigusaktidest tulenevaid vastutavale töötlejale omaseid ülesandeid.
(3) Vastutav töötleja on kohustatud vältima kõrvaliste isikute juurdepääsu andmetele ning ära hoidma andmete omavolilise töötlemise andmekogus.
(4) Vastutava töötleja juht määrab vastutava töötleja õiguste teostajad, kellel on õigus täita vastutava töötleja ülesandeid, sh kõiki andmeid sisestada, vaadata ja muuta, ning andmekogu peakasutajad, kellel on õigus hallata andmekogu või selle osade juurdepääsuõigusi.
Andmekogusse kogutakse andmed järgmiste andmestikena: 1) õigusaktide, eelnõude ja muude dokumentide andmestik; 2) istungite ja koosolekute andmestik; 3) töövoo andmestik; 4) avalikustamis- ja kaasamisandmestik; 5) linnavolikogu andmestik; 6) linnavalitsuse andmestik; 7) linnaosakogude andmestik; 8) koosseisude andmestik; 9) teenistujate andmestik; 10) Tallinna linna valimiskomisjoni andmestik; 11) Tallinna linnaosakogude komisjoni andmestik; 12) linna ametiasutuste andmestik.
(1) Andmekogusse kogutakse andmed järgmiste õigusaktide ja muude dokumentide kohta: 1) linnavolikogu määrus; 2) linnavolikogu otsus; 3) linnavalitsuse määrus, 4) linnavalitsuse korraldus; 5) linnaosakogu otsus; 6) linnaosa vanema korraldus; 7) linnavolikogu esimehe, linnapea ja ametiasutuse juhi käskkiri, mis on üldise või avalikustatava regulatsiooniga ning mida ei kanta mõnda teise asjakohasesse linna infosüsteemi; 8) linna valimiskomisjoni otsus; 9) linnaosakogude komisjoni otsus; 10) istungi ja koosoleku protokoll; 11) arupärimine ja selle vastus; 12) linnavalitsuse istungi protokolli päevakorrapunkt; 13) linnavalitsuse seisukoht; 14) muud linna õigusaktid, mida ei kanta teise asjakohasesse linna infosüsteemi. (2) Õigusakti kohta kantakse andmekogusse järgmised andmed: 1) pealkiri; 2) liik; 3) väljaandja; 4) vastuvõtmise kuupäev; 5) akti number; 6) allkirjastaja(d); 7) jõustumise kuupäev; 8) juurdepääsu piirang; 9) määruste puhul Riigi Teatajas avaldamisemärge. (3) Õigusakti eelnõu kohta kantakse andmekogusse lisaks käesoleva paragrahvi lõikes 2 nimetatule järgmised andmed: 1) staatus (koostamisel, menetluses, linnavolikogu menetlusse võtmise ootel, istungi ootel, mitte toetatud, vastu võetud); 2) koostaja(d); 3) koostaja asutus/struktuuriüksus; 4) loomise aeg; 5) muutmise aeg; 6) eelnõu number; 7) eelnõu esitaja(d); 8) dokumendi lisad ja seletuskiri; 9) täiendavad materjalid; 10) teksti versioonid; 11) lingid teistesse infosüsteemidesse; 12) õigusakti seosed teiste andmekogus olevate õigusaktidega. (4) Õigusakti menetluse kohta kantakse andmekogusse olenevalt dokumendi liigist järgmised andmed: 1) menetluse staatus (menetluses, lõpetatud, menetlusse mitte võetud, menetlusest tagasi võetud, menetlusest välja arvatud); 2) menetluse alguskuupäev; 3) menetluse lõppkuupäev; 4) kooskõlastussammud; 5) kooskõlastaja ees- ja perakonnanimi ning struktuuriüksus; 6) kooskõlastuse andmise aeg; 7) kooskõlastamisel tehtud märkused, esitatud seisukohad või muudatusettepanekud; 8) muu dokumendi liigile vastav teave. (5) Õigusakti koostamisel ja menetlemisel antavate tööülesannete kohta kantakse andmekogusse järgmised andmed: 1) tööülesande looja (sh tema üksus)
(1) Andmekogu abil korraldatakse järgmisi istungeid ja koosolekuid: 1) linnavolikogu istungid; 2) linnavolikogu eestseisuse koosolekud; 3) linnavolikogu komisjonide koosolekud; 4) linnavalitsuse istungid; 5) linnavalitsuse komisjonide koosolekud; 6) linnaosakogude ja nende komisjonide koosolekud; 7) ametiasutuste komisjonide ja töörühmade koosolekud; 8) Tallinna linna valimiskomisjoni koosolekud; 9) Tallinna linnaosakogude komisjoni koosolekud; 10) linnavolikogu infotunnid.
(2) Istungite ja koosolekute kohta kantakse andmekogusse järgmised andmed: 1) toimumise aegasutuse liik (linnavolikogu, linnavalitsus, linna ametiasutus või linnaosakogu); 2) liik (korraline, erakorraline; digitaalne); 3) staatus (koostamisel, alustatud, läbiviidud, lõpetatud); 4) osalejate, sh juhataja, protokollija ja päevakorra kinnitaja ning teiste seotud isikute (puudujad, kutsutud, külalised) andmed; 5) istungi või koosoleku kutse; 6) päevakorra projekt ja päevakord; 7) päevakorrapunkti pealkiri ja selle dokumendid või muud materjalid; 8) päevakorrapunkti ettekandja ja kaasettekandja nimi; 9) taandamised või asendamised; 10) tehtud otsused ja hääletamistulemused; 11) protokoll ja sellega seotud materjalid; 12) protokolli väljavõte (päevakorrapunktis tehtud otsus); 13) istungite või koosolekute toimumise kuupäev ja kellaaeg.
(3) Protokolli kohta kantakse andmekogusse järgmised andmed: 1) protokolli number; 2) istungi või koosoleku kuupäev ning liik (korraline, erakorraline, digitaalne); 3) istungi või koosoleku algus- ja lõpuaeg; 4) päevakorra kinnitamine; 5) osalejate ees- ja perekonnanimed; 6) hääletamistulemused; 7) küsimused, sõnavõtud ja kõned; 8) protokolli tekst failina.
Avalikustamisandmestik sisaldab järgmisi andmeid: 1) õigusaktide tekstid (algtekstid); 2) õigusaktide terviktekstid; 3) õigusaktide redaktsioonid (kehtivad, kehtetud ja tulevikus jõustuvad redaktsioonid, sh alg- ja terviktekstid); 4) teave õigusakti teksti liigi kohta (redaktsioon, sh algtekst ja terviktekst); 5) õigusakti seosed teiste andmekogus olevate õigusaktidega; 6) õigusakti kehtivuse andmed; 7) määruse puhul jõustumise ja, rakendamise ja kehtetuks tunnistamise kuupäev ning Riigi Teatajas avaldamise märge; 8) õigusakti muutmise aluseks oleva kohtuotsuse puhul selle teinud kohtu nimetus, kohtuotsuse kuupäev, kohtuasja number, kohtuotsuse jõustumise kuupäev ja link kohtuotsusele; 9) õigusakti redaktsiooni puhul redaktsiooni aluseks oleva akti vastuvõtmise kuupäev, redaktsiooni jõustumise kuupäev, redaktsiooni kehtetuks tunnistava akti vastuvõtmise kuupäev ning redaktsiooni kehtetuks muutumise kuupäev. Redaktsiooni jõustumise kuupäev ja redaktsiooni kehtetuks muutumise kuupäev märgitakse ainult määruse puhul; 10) õigusakti kehtetuks tunnistamise puhul kehtetuks tunnistamise akti vastuvõtmise kuupäev ja õigusakti kehtetuks muutumise kuupäev. Kehtetuks muutumise kuupäev märgitakse ainult määruse puhul; 11) juurdepääsupiirangu alus ja tähtaeg. Kui juurdepääs õigusaktile on piiratud, siis märgitakse viide seadusesättele, mille alusel on õigusakt või selle osa tunnistatud asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabeks, ning juurdepääsupiirangu tähtaeg.
(1) Linnavolikogu andmestik sisaldab lisaks §-des 15 ja 16 nimetatule järgmisi andmeid: 1) linnavolikogu ja selle tööorganite koosseisud; 2) linnavolikogu õigusaktid ja eelnõud ning nende täiendavad materjalid; 3) linnavolikogu infotundide ja komisjonide koosolekute andmed ja protokollid; 4) linnavolikogu eestseisuse koosolekute andmed ja protokollid; 5) linnavolikogu istungite andmed ja protokollid; 6) linnavolikogu liikmete arupärimiste andmed; 7) istungite, infotundide ja koosolekute toimumise kuupäev ja kellaaeg; 8) tegevusaruanded.
(2) Linnavolikogu istungite kohta kantakse andmekogusse lisaks § 16 lõikes 2 nimetatule järgmised andmed: 1) istungil esitatud avaldused; 2) umbusaldusavaldus; 3) istungi informatiivne päevakorrapunkt; 4) linnavolikogu istungi stenogrammtranskriptsioon; 5) infotehnoloogiliste vahendite abil toimunud istungi või koosoleku hääletussüsteemi andmed; 6) linnavolikogu ja komisjonide tegevusaruanded.
(3) Linnavolikogu istungi stenogrammitranskriptsiooni kohta lisatakse järgmised andmed: 1) stenogrammitranskriptsiooni metaandmed (istungi kuupäev, number, kellaaeg; sündmuse marker koos ajaga: istungi algusaeg; juhataja saabumise aeg; päevakorra kinnitamise ja muude hääletuste ID-d ning algus- ja lõpuajadhääletus; muud hääletused;
(1) Linnavalitsuse andmestik sisaldab lisaks §-des 15 ja 16 nimetatule järgmisi andmeid: 1) linnavalitsuse koosseis; 2) linnavalitsuse õigusaktid ja eelnõud; 3) õigusaktide ja eelnõudega seotud dokumendid ja täiendavad materjalid; 4) linnavalitsuse istungite andmed ja protokollid; 5) linnavalitsuse komisjonide andmed.
(2) Linnavalitsuse istungite kohta kantakse andmekogusse lisaks § 16 lõikes 2 nimetatule istungite toimumise kuupäev ja kellaaeg.
(3) Linnavalitsuse komisjonide kohta kantakse andmekogusse lisaks § 16 lõikes 2 nimetatule järgmised andmed: 1) komisjoni koosseis; 2) koosolekute toimumise kuupäev ja kellaaeg;. 3) komisjoni tegevusaruanded.
(1) Koosseisude andmestik sisaldab andmeid järgmiste koosseisude liikmete kohta: 1) linnavolikogu, selle fraktsioonid, ühendused, eestseisus ja komisjonid; 2) linnavalitsus ja selle komisjonid; 3) linnaosakogud ja nende komisjonid.
(2) Linnavolikogu ja linnaosakogu liikmete andmete andmekogusse kandmise alus on valimistulemus valimiste infosüsteemis.
(3) Linnavolikogu ja linnaosakogu liikme kohta kantakse andmekogusse järgmised andmed: 1) ees- ja perekonnanimi; 2) isikukood (kuvatakse sisemises vaates õigustega kasutajale); 3) isiku foto (kui isik on seda soovinud)ja selle avaldamise piirangud; 4) kontaktandmed: telefoninumber, e-posti aadress (kuvatakse vaikimisi sisemises vaates, liikme soovil avalikus vaates); 4¹) valimisringkond, erakondlik kuuluvus ja kandideerimisnimekiri; 5) linnavolikogu liikme aktiivsus linnavolikogu istungil või linnaosakogu koosolekul (tema liikmeks olemise ajal esitatud eelnõud ja tehtud sõnavõtud, kõned ja esitatud küsimused); 6) linnavolikogu liikme kuuluvus fraktsiooni, komisjonidesse ja ühendustesse; 7) linnavolikogu liikme kuuluvus linna äriühingu, sihtasutuse nõukogusse, tegutsemine linna valitseva mõju all oleva äriühingu, sihtasutuse või mittetulundusühingu tegevjuhi, juhataja, juhatuse liikme, linna ametiasutuse hallatava asutuse juhi või tema asetäitja ülesannetes; 8) komisjoni koosseisu kuuluvate liikmete osalemine koosolekutel.
(4) Koosseisu andmed jagunevad järgmiselt: 1) aktiivsed andmed on kehtiva koosseisu liikmete andmed; 2) ajaloolised andmed on eelnevate koosseisude liikmete andmed.
(1) Teenistuja on Tallinna linna asutusega teenistus- või töösuhtes olev isik, kelle kohta on andmekogus järgmised andmed: 1) ees- ja perekonnanimi; 2) isikukood; 3) isiku foto (ÜPISest); 4) ametinimetus ja struktuuriüksus; 5) e-posti aadress; 6) telefoninumber.
(2) Teenistuja andmed võetakse Tallinna personali- ja palgaarvestuse andmekogust alates teenistuja teenistusse asumise esimesest päevast. Teenistuja kohta peetakse arvestust tema teenistus- või töösuhte lõppemiseni.
Andmekogu pidamistKasutajakonto ja järelevalvet abistavad andmed onkasutusõiguste andmestik sisaldab järgmisi andmeid: 1) märkus andmeobjekti kohta; 2) andmete lisajakasutaja ees- ja perekonnanimi; 2) isikukood või muu kasutaja ühest tuvastamist võimaldav tunnus; 3) andmete sisestamise aege-posti aadress ja telefoninumber; 4) andmete muutja ees-asutus, struktuuriüksus ja perekonnanimiamet; 5) andmetekasutajarollid ja kasutusõigused; 6) kasutusõiguse andmise, muutmise ja lõppemise aeg; 7) konto aktiivsuse andmed; 8) profiilipilt; 9) lühitutvustus; 10) esindamised ja asendamised; 11) viimane andmekogusse sisenemise aeg
(1) Käesoleva määruse § 15 lõigetes 1 ja 2 ning lõike 3 punktis 8, §-des 16, 17 ja 18, § 19 lõike 1 punktides 1, 2, 4 ja 5, lõikes 2 ja lõikes 3, §-s 20, § 21 lõikes 1, lõike 3 punktides 1 ja 5–7 ning lõikes 4 ja §-des 23 kuni 25 nimetatud andmed on avaandmed juhul, kui neile ei ole seadusest või dokumendi sisust tulenevalt seatud juurdepääsupiirangut. (2) Avaandmed avalikustatakse andmekogus ja Tallinna avaandmete portaalis masinloetaval kujul. (3) Avalikus vaates ja avaandmetena ei avalikustata andmeid, mis on tunnistatud asutusesiseseks kasutamiseks, mille avalikustamine kahjustaks menetluse konfidentsiaalsust või mis sisaldavad isikuandmeid ulatuses, mille avalikustamiseks puudub õiguslik alus.
(1) Andmekogu on osaliselt piiratud juurdepääsuga. Osa andmekogus sisalduvatest andmetest on ette nähtud üksnes ametialaseks kasutamiseks. (2) Andmekogu avalikule vaatele pääseb autentimata kasutaja juurde Tallinna linna veebilehe www.tallinn.ee kaudu. (3) Avalikus vaates on nähtavad andmed, mis ei ole tunnistatud asutusesiseseks kasutamiseks või millel ei ole juurdepääsupiirangut avaliku teabe seaduse alusel. (4) Andmekogu sisemisele vaatele pääseb kasutaja juurde riigi autentimisteenuse kaudu. (5) Autenditud kasutaja juurdepääs andmetele sisemises vaates sõltub tema kasutajaõigustest ja -rollidest. (6) Andmekogus toimub teabevahetus linna asutuste vahel. (7) Andmekogu kasutaja on kohustatud hoidma saladuses talle andmekogu kasutamisel teatavaks saanud juurdepääsupiiranguga teavet ja isikuandmeid ning kasutama andmeid üksnes talle antud ülesannete täitmiseks ja kasutusõiguste piires.
(1) Vastutav ja volitatud töötleja kannavad andmekogusse teenistuskohustuste täitmisest tulenevaid andmeid.
(2) Andmekogusse kantakse andmed kohaliku omavalitsuse tegevuse käigus saadud teabe ja alusdokumentide alusel.
(3) Andmete alusdokument on elektroonilineAndmeid uuendatakse andmekogus menetlusprotsessi, istungi või paberdokumentkoosoleku läbiviimise, mis on andmekogusse sisestatavatekoosseisu muutumise, teenistus- või töösuhte muutumise, teistest infosüsteemidest saadud andmete aluseks ja kinnitab või tõendab sisestatavatealusdokumendi muutumise korral või kui ilmneb andmete õigsustparandamise vajadus.
(4) Andmed kantakse andmekogusse selle kasutamiseks loodud tarkvara abil.
(1) Andmete andmekogusse kandja vastutab andmete õigsuse eest. Andmeandja on kohustatud sisestama andmekogusse ainult õigeid ja täielikke andmeid. Vastutav töötleja ei ole kohustatud kontrollima esitatud andmete sisulist õigsust. Vastutav töötleja tagab, et andmekogus avaldatud andmed vastavad andmeandja esitatud andmetele.
(2) Andmete andmekogussseandmekogusse kandja vastutab andmetele juurdepääsupiirangu seadmise eest. Kui juurdepääsupiirangut ei ole andmetele seatud või seda muudetakse, vastutab selle eest andmete andmekogusse kandja või juurdepääsupiirangu muutja.
(3) Kui vastutav või volitatud töötleja leiab andmekogust ebaõigeid andmeid või kui teda on nendest teavitatud, korraldab ta viivitamata andmete parandamise.
(1) Õigusakti menetluses osalejate tegevusedAndmekogus logitakse. Iga andmekogusse tehtud kande vähemalt andmete vaatamine, kasutamisesisestamine, muutmine, kustutamine, eksportimine, väljastamine, kasutusõiguste andmine, muutmine ja muu toimingu kohta säilitatakse andmekogus logifaillõpetamine, mis sisaldabandmekogusse sisse- ja väljalogimine ning automaatne andmevahetus teiste infosüsteemidega. Logis säilitatakse vähemalt toimingu teinud isiku eesliik, toimingu tegija nimi või kasutajatunnus, kasutaja roll, IP-aadress või muu tehniline tunnus, toimingu kuupäev ja perekonnanimekellaaeg, toimingu objekt ning kuupäevaandmete muutmisel võimaluse korral andmete muutmise eelne