Viimsi valla haridusteenuste haldamise infosüsteemi ARNO põhimäärus

(1)Määrusega kinnitatakse registri pidamise kord.

(2)Registri lühinimi on ARNO.

Registri pidamise eesmärk on koguda ja töödelda vajalikku teavet haridusteenuste (lapsehoid, alusharidus, üldharidus, huviharidus- ja tegevus, noorsootöö) korraldamiseks Viimsi vallas, menetleda haridusteenuste osutamisega seotud toetusi (sh koduse lapse toetus) ning pidada arvestust: 1) koolieelses eas laste üle, 2) üldharidust omandavate õpilaste üle; 3) huvihariduses osalevate õpilaste üle; 4) noortekeskuse tegevustes osalevate noorte üle.

Registri koosseisu kuuluvad järgmised moodulid: 1) koolide moodul; 2) 1. klasside moodul; 3) lasteaedade moodul; 4) erakooli toetus lapsevanematele moodul; 5) koduse lapse toetuse moodul; 6) huvihariduse ankeetide moodul; 7) noorsootöö moodul; 8) erahuvitegevuse moodul; 9) huvikooli moodul.

(1)Registri vastutav töötleja on Viimsi Vallavalitsus.

(2)Vastutav töötleja: 1) korraldab registri pidamist; 2) annab koolieelsele lasteasutusele, lapsehoiule, üldhariduskoolile, huvikoolile, noortekeskusele ja teistele volitatud töötlejatele juurdepääsu registrile ning õiguse andmeid sisestada ja töödelda tema ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses; 3) annab volitatud töötlejatele juhiseid käesolevast määrusest tulenevate ülesannete täitmiseks; 4) kontrollib volitatud töötlejate ning andmete esitajate poolt sisestatud teabe õigsust; 5) vastutab andmete töötlemise ja andmete väljastamise õiguspärasuse eest; 6) korraldab andmete säilimist vastavalt kehtestatud nõuetele; 7) täidab muid õigusaktidest tulenevaid ülesandeid.

(3)Viimsi Vallavalitsuse vastutava töötleja õiguseid teostab Viimsi vallavalitsuse haridus- ja noorteosakond, kes täidab vastutava töötleja ülesandeid ning kellel on õigus hallata andmekogu või selle osade juurdepääsuõigusi (administraatorid) järgmiselt: 1) näeb ja saab lisada laste taotluseid; 2) saab muuta asutuste andmeid ja hallata rühmasid või klasse; 3) saab muuta ja täiendada laste õppimisandmeid; 4) saab teha importe; 5) näeb kohamäära muutust; 6) näeb lasteaia rühmasid ja rühmas olevate laste nimekirju; 7) näeb kõiki huviringe; 8) saab huviringide andmeid muuta; 9) saab lisada huviringile juhendaja ja kaasjuhendajaid; 10) saab lisada lepingulisi huvitegevuse asutusi, kuid ei saa neile lisada rühmi; 11) saab lisada/kustutada/muuta noortekeskusi ning nende kontrollpunkte; 12) saab lapse vaatest kustutada lapse juhul kui lapsel ei ole taotlusi ja kohti jms andmeid ja laps ei ole KOVi elanik; 13) saab „admin“ menüüs anda õigusi haridusasutuse esindajale, näha logisid, taotluseid, nimekirju, aruandeid ja nõusolekuid; 14) saab lisada ja muuta õppetasude suurusi; 15) saab koostada rahvastikuregistri andmete alusel vanuselisi raporteid; 16) näeb huvikooli õppurite andmeid; 17) saab lisada huvikooli õppetasu soodustusi.

(1)Registri volitatud töötlejad on valla hallatavad asutused või muud asutused ja juriidilised isikud, kes töötlevad registris andmeid lähtuvalt alljärgnevast: 1) täidavad koolieelse lasteasutuse seadusest tulenevaid koolieelse lasteasutuse või lasteasutuse pidaja ülesandeid; 2) täidavad sotsiaalhoolekande seadusest tulenevalt lapsehoiu või lapsehoiu pidaja ülesandeid; 3) täidavad põhikooli- ja gümnaasiumiseadusest tulenevaid kooli või kooli pidaja ülesandeid; 4) täidavad huvikooli seadusest tulenevaid kooli või kooli pidaja ülesandeid; 5) korraldavad noortekeskuse huvitegevusi ja üritusi; 6) teostavad registri majutus- ja arendusteenuse osutamist.

(2)Registri volitatud töötleja: 1) esitab registrisse andmeid; 2) kasutab registrit ja andmeid üksnes õigusaktides sätestatud avalike ülesannete täitmiseks; 3) vastutab sisestatud andmete õigsuse eest; 4) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja registri kasutamisel tekkinud probleemidest; 5) osaleb registri arendustöödel ja juurutamisel; 6) täidab vastutava töötleja korraldusi.

(3)Registri majutus- ja arendusteenuse osutaja volitatud töötlejana: 1) osaleb registri arendustöödel ja juurutamisel; 2) tagab andmekogu andmete turvalisuse, säilimise ja kättesaadavuse; 3) täidab vastutava töötleja korraldusi.

(4)Juriidilise isiku või asutuse juht või vallavalitsuse vastava struktuuriüksuse juht määrab volitatud töötleja õigus(t)e teostaja(d), kellel on õigus täita volitatud töötleja ülesandeid.

(5)Haridusasutuse esindaja: 1) oma asutuse andmete muutmine ja rühmade või klasside haldamine; 2) näeb oma asutuse lapsi ja nende andmed; 3) oma asutuse laste õppimisandmete täiendamine ja muutmine; 4) oma asutuse taotluste vaatamine ja menetlemine (kui see on omavalitsuses nii määratud; 5) haridusasutuse esindaja saab anda piiratud õiguseid kindlate valdkondade kohta:koolis huvijuhile, huviringi juhendajale ja pikapäevarühma õpetajale. Huvikooli esindaja huviringi/rühma juhendajale, noortekeskuse esindaja noorsootöötajale.

(6)Huvijuht ehk kooli noorsootöötaja: 1) huvijuht saab anda piiratud õiguseid edasi: lisada ringile juhendaja ja kaasjuhendaja; 2) näeb kõiki oma kooli huviringe; 3) saab ringide andmeid muuta, uusi ringe teha; 4) saab anda piiratud õiguseid edasi: lisada ringile juhendaja ja kaasjuhendaja; 5) peamenüüs "Lapsed" näeb ainult enda kooli huviringide lapsi. Vajutades lapse isikukoodile, näeb lapse andmetes õppuri koduaadressi ja haridusasutust; õppuri huviringe; õppuri huviringide muutuseid ja lapsevanema kontaktandmed; 6) "Taotlused" peamenüüs näeb ainult oma isikliku laste taotlusi (juhul kui neid on).

(1)Tavakasutajatel (lapsevanem, täiskasvanud õppur) puuduvad õigused teiste andmete muutmiseks ja lisamiseks.

(2)Lapsevanem: 1) näeb ja saab teha enda kohta taotluse; 2) näeb ja saab teha oma lastele taotlusi; 3) näeb oma lastega seotud andmeid; 4) näeb teatisi ja kohustusi.

(3)Täiskasvanud õppur: 1) näeb ja saab teha enda kohta taotlusi; 2) näeb avalehel jaotist "Mina kui õppur“.

(1)Registrisse kantavate andmete ja nende muutmise üle peetakse arvestust digitaalselt.

(2)Register kuulub riigi infosüsteemi ja on liidestatud infosüsteemide andmevahetuskihiga (X-tee).

(3)Registrit peetakse kooskõlas avaliku teabe seaduse, isikuandmete kaitse seaduse, Euroopa Liidu isikuandmete kaitse üldmäärusega ning teiste asjakohaste Euroopa Liidu, riigi ja valla õigusaktidega.

(4)Ebaõigete andmete avastamisel registris parandab vastava kande teinud volitatud töötleja ebaõiged andmed ühe tööpäeva jooksul. Vastutav töötleja võib kande parandada, kui volitatud töötleja ei ole ebaõigeid andmeid ühe tööpäeva jooksul parandanud vea avastamisest.

(1)Andmeid kaitstakse: 1) käideldavuse osas, välistades andmete juhusliku hävimise ja tagades andmete kättesaadavuse selleks õigustatud isikutele; 2) tervikluse osas, välistades andmete tahtmatu või tahtliku volitamata hävitamise; 3) konfidentsiaalsuse osas, välistades volitamata töötlemise ja tagades andmete kättesaadavuse vaid selleks õigustatud ulatuses.

(2)Registri vastutav ja volitatud töötleja tagavad registri andmete käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.

(3)Registri turbeaste on keskmine (M) ja andmekogu turvaklass on K1T1S2.

(1)Vastutav või volitatud töötleja kannavad registrisse andmeid neile õigusakti või lepinguga määratud ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.

(2)Registrisse andmete esitajad: 1) koolieelne lasteasutus või lasteasutuse pidaja; lapsehoid või lapsehoiu pidaja; üldhariduskool või kooli pidaja; huvikool või kooli pidaja; noortekeskus või noortekeskuse pidaja (edaspidi haridusteenuse osutajad) laste ja õpilaste kohta; 2) haridusteenuse osutajad enda kohta; 3) haridusteenuse vajajad enda kohta; 4) koduse lapse toetuse taotlejad enda kohta; 5) 1. klassi toetuse taotlejate andmed; 6) erakooli toetuse taotlejad enda kohta; 7) noortekeskus enda ja oma tegevustes sh huviringides ja üritustel osalevate laste ja noorte andmed; 8) üksikvanema soodustuse taotleja enda ja oma lapse kohta.

(1)Registri andmesubjekti kohta kantakse registrisse järgmised andmed: 1) isikukood; 2) perekonnanimi; 3) eesnimi; 4) ema eesnimi, perekonnanimi, rahvastikuregistrijärgne aadress, kontaktandmed; 5) isa eesnimi, perekonnanimi, rahvastikuregistrijärgne aadress, kontaktandmed; 6) sugu; 7) kodakondsus (kood); 8) eestkostja või hoolekandeasutus, juhul kui õpilasele on määratud eestkostja või kui ta on hoolekandeasutuse hoolealune; 9) orb või vanemliku hoolitsuseta õpilane; 10) rahvastikuregistri järgne omavalitsus (kood); 11) rahvastikuregistri järgne aadress või sideaadress; 12) elukohamaa (kood); 13) emakeel (kood); 14) esimesse klassi õppima asumise aasta; 15) õppeasutusse õppima asumise kuupäev; 16) elukoha kaugus õppeasutusest (kilomeetrites); 17) individuaalõppe liik (sh erivajadused); 18) õppeasutuse lõpetamise või õppeasutusest lahkumise kuupäev ja põhjus (kood); 19) teise õppeasutusse üleminekul uue õppeasutuse kood; 20) võõrkeelte ja eesti keele teise keelena õppimine; 21) eriõpetust vajav, kuid seda mitte saav õpilane (kood); 22) tugisüsteemi / õpiabi liik; 23) õpilase õppest puudumine – puudutud tundide arv kuus ja toimunud tundide arv kuus, puudumised toidupäevade lõikes; 24) hinnang koolivalmiduse kohta (koolivalmiduskaart); 25) väljavõte tervisekaardist; 26) koolikohustuse täitmise edasilükkamine; 27) 1. klassi toetuse taotleja pangakonto number ja konto omaniku nimi ja isikukood; 28) erakooli toetuse taotleja pangakonto number ja konto omaniku nimi ja isikukood; 29) koduse lapse toetuse saamiseks vajalikud andmed; 30) huvikooli õppuri vanus; 31) huvikooli õppuri emakeel; 32) huvikooli õppima asumise kuupäev; 33) huvikooli lõpetamise kuupäev; 34) huvikooli õppetasu maksja e-posti aadress ja telefon; 35) huvikooli õppuri kontaktandmed ja andmete töötlemise nõusolek; 36) huviringi juhendaja ees- ja perekonnanimi; 37) noortekeskuse huviringi osaleja isikukood, ees- ja perekonnanimi, kontaktandmed, vanema kontaktandmed ja andmetöötlemise nõusolek; 38) noortekeskuse üritusel osaleja andmed (isikukood, saabumine, kodune keel, vanema kontaktandmed ja andmetöötlemise nõusolek); 39) Taotleja /seadusliku esindaja kohta kontaktandmed, aadress, laps(t)e andmed, isikukood, emakeel, arveldusarve number; 40) üksikvanemlust tõendavad dokumendid.

(2)Haridusteenuse osutajad sisestavad enda andmete muudatused hiljemalt kolme tööpäeva jooksul andmete muutumisest.

(3)Andmete esitajad menetlevad registri kaudu registri andmesubjekti kohta laekunud taotlusi ning menetlustoimingute tulemused kajastatakse registris andmete muudatusena. Andmed, mis ei muutu taotluste alusel, kannab andmete esitaja registrisse nendest teadasaamisel (nt hariduslike erivajaduste, tugiteenuste jne kohta).

(1)Registrisse kantakse järgmiste haridusteenuste osutajad: 1) lasteaed; 2) eralasteaed; 3) eralapsehoid; 4) üldhariduskool; 5) huvikool; 6) erahuvikool; 7) noortekeskus.

(2)Haridusteenuse osutaja kohta kantakse järgmised andmed: 1) registreerimisnumber või selle puudumisel õppeasutuse pidaja registrikood; 2) haridusteenuse osutaja Eesti Hariduse Infosüsteemi ID; 3) õppeasutuse liik; 4) alamliik; 5) asutuse täielik nimi eesti keeles; 6) pidaja nimi; 7) pidaja registrinumber või äriregistri kood; 8) telefoninumber; 9) ametlik e-posti aadress; 10) õppekeeled; 11) kohtade arv; 12) koolieelse lasteasutuse rühma vanuse vahemik; 13) eralastehoiu koha kasutamise andmed; 14) osalustasu suurus eralastehoius; 15) üldhariduskooli huviring või rühm; 16) huvikooli ring, rühm ja õppekavakood; 17) huvikooli õppetasu suurus kuus; 18) haridusasutusepoolne staatus; 19) noortekeskuse huviringi nimetus ja toimumisaeg, juhendaja nimi, kohtade arv, kuutasu suurus; 20) noortekeskuses toimuva ürituse nimetus, algus- ja lõpuaeg, koht, sihtgrupp, kohtade arv, ürituse korraldaja.

(1)Laste ja õpilaste andmed antakse Eesti Hariduse Infosüsteemi ristkasutusse põhikooli- ja gümnaasiumiseaduse § 10 lg 2, huvikooli seaduse § 11 lg 1 p 1, Eesti Vabariigi haridusseaduse § 366 lg 1, lg 23, § 7 lg 2 p 11 koostoimes Eesti Hariduse Infosüsteemi asutamine ning põhimääruse § 23 lg 1.

(2)Registrisse kantavad laste ja õpilaste isiku- ja elukohaandmed saadakse X-tee kaudu rahvastikuregistrist.

(1)Andmesubjekti ja tema nimel taotlused esitanud isikute andmed säilitatakse kuni üks aasta haridusteenuste osutamise kohustuse lõppemisest arvates, misjärel need kustutatakse infosüsteemist. Autenditud kasutajate andmeid säilitatakse 12 kuud.

(2)Haridusteenuse osutaja andmeid säilitatakse kuni asutuse tegevuse lõppemiseni, misjärel need kustutatakse infosüsteemist.

(3)Registri majutusteenuse osutaja korraldab andmetest perioodiliselt varukoopiate tegemise. Varukoopiaid säilitatakse 12 kuud.

(4)Registri andmetöötlusi logitakse vastavalt käesoleva paragrahvi lõikele 5. Logisid säilitatakse 12 kuud. X-tee kaudu tehtavate päringute logisid säilitatakse 3 kuud.

(5)Andmekogu andmete töötlemine logitakse järgmiselt: 1) andmetöötlemise liik; 2) andmetöötlemise vaatamist ja kustutamist; 3) andmetöötleja andmed; 4) andmetöötlemise kuupäev ja kellaaeg.

(6)Infosüsteemide andmevahetuskihi X-tee kaudu tehtavate päringude kohta logitakse: 1) päringu tegemise kuupäev ja kellaaeg; 2) päringu tegija; 3) päring; 4) päringu vastus.

Registrisse kantavatel muudel andmetel on informatiivne ja statistiline tähendus.

(1)Registrile on igaühel otsejuurdepääs aadressilt https://piksel.ee/arno/viimsi, millelt on avalikult kättesaadavad: 1) koolieelse lasteasutuse, lapsehoiu, kooli, huvikooli ja noortekeskuse kontaktandmed; 2) koolieelse lasteasutuste juures tegutsevate rühmade andmed (nimetus, liik), kohtade ja vabade kohtade arv rühmas, rühma õppekeel, rühmas kohta kasutavate laste vanuseline koosseis; 3) kooli klasside andmed, õppekohtade ja vabade õppekohtade arv klassis; 4) huvikooli ringi toimumise aeg, õppekava kestvus, kuutasu, kohtade arv rühmas ja vabade kohtade arv; 5) noortekeskuse andmed, ürituste andmed, ringi toimumisaeg.

(2)Juurdepääsuõigused lõpetakse isiku suhtes koheselt, kui registris andmete töötlemine ei ole enam isiku ameti- või tööülesanne, samuti kui on toimunud usalduse kuritarvitamine isiku poolt süülise andmetöötlusnõuete rikkumise läbi.

(3)Juurdepääsuõigused on vastavalt vajadusele piiratud registri moodulite või kasutajaõigustega.

(1)Volitatud töötleja õiguste teostajad kannavad andmeid registrisse üle turvakanali ligipääsetava veebilehe https://piksel.ee/arno/viimsi kaudu. Isik tuvastatakse turvalise autentimisvahendi abil, milleks on ID-kaart, Smart-ID või mobiili-ID.

(2)Juurdepääsuõiguse saamiseks registris andmete töötlemiseks esitatakse Viimsi Vallavalitsuse haridus- ja noorteosakonnale taotlus, milles märgitakse: 1) vastutava töötleja nimi ja registrikood; 2) vastutava töötleja nimel andmeid sisestama hakkava isiku ees- ja perekonnanimi ning isikukood; 3) loetelu ülesannetest, miks on vajadus registriandmete töötlemiseks.

(3)Viimsi Vallavalitsuse haridus- ja noorteosakond määratleb lähtuvalt taotlusest juurdepääsuõiguse vajaduse ja kasutajarolli ulatuse ning selle põhjal luuakse kasutajakonto. Viimsi Vallavalitsuse haridus- ja noorteosakond teavitab kasutajakonto loomisest ja kasutajarollist või sellest keeldumisest taotlejat kolme tööpäeva jooksul alates lõikes 2 nimetatud taotluse saamisest.

(1)Registrist väljavõtete saamiseks kolmanda isiku kohta esitatakse registri vastutavale töötlejale kirjalik taotlus, milles on kirjas soovitud andmed ja nende kasutamise otstarve koos viitega õiguslikule alusele. Vastutav töötleja kontrollib taotluse õiguslikku alust ja korraldab andmete väljastamise kolmandale isikule õigusliku aluse olemasolul.

(2)Andmete väljastamine on tasuta.

(3)Andmeid väljastav vastutav töötleja peab arvestust andmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu, andmesaaja, andmete väljastamise õigusliku aluse ja andmete väljastamise viisi üle.

Registri pidamist finantseeritakse Viimsi valla eelarvest.

(1)Järelevalvet registri pidamise seaduslikkuse üle teostavad registri vastutav töötleja ja andmekaitse järelevalveasutus vastavalt oma pädevusele.

(2)Registri üle järelevalvet teostaval isikul on õigus tutvuda registrisse kantud andmete ja nende alusdokumentidega ning saada teavet andmete registrist väljastamise ja kasutamise kohta.

(3)Vastutav töötleja lahendab kaebusi, mis on esitatud registri pidamise ja andmete töötlemise vaidlustamiseks. Kaebus lahendatakse ja järelevalve tulemustest teavitatakse kaebuse esitajat ühe kuu jooksul alates kaebuse saamisest.

(4)Registri pidamisel tekkinud puuduste ilmnemisel on registri volitatud töötleja kohustatud kõrvaldama järelevalvet teostanud isiku ettekirjutuses kajastatud puudused määratud tähtajaks.

(5)Registri vastutav töötleja kontrollib volitatud töötlejate poolt esitatud andmete õigsust ja andmete tähtaegset esitamist. Vastutav töötleja teavitab andmete esitajat puudustest andmete esitamisel ning tagab puuduste kõrvaldamise.

(1)Registri tegevuse lõpetamise otsustab Viimsi Vallavalitsus.

(2)Registri tegevuse lõpetamisel otsustatakse andmete üleandmine teise andmekogusse, arhiivi või nende kuulumine hävitamisele ning üleandmise või hävitamise tähtaeg. Andmete üleandmisel või hävitamisel koostatakse vastav akt.

(3)Andmed antakse üle registri vastutava töötleja vastutusel.

(1)[Käesolevast tekstist välja jäetud.].

(2)[Käesolevast tekstist välja jäetud.]

(3)Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.